Expérience numérique: n’oubliez pas d’adapter le statut de vos «messageries»…

  • Post last modified:06/06/2021
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Skype, Teams, Webex et Zoom...
Skype, Teams, Webex et Zoom…

Le numérique n’est que le reflet du réel. C’est simplement la «modélisation mathématique» de nos réalités «analogiques». Et comme le numérique ne donne pas le don d’ubiquité, il faut prendre garde à certains détails, comme sa présence sur les réseaux… Près de 20 ans après la naissance de Skype, pour ne pas perdre pied, il faut se référer au réel et mettre en place des garde-fous…

Vous êtes connectés avec une entreprise externe ou des collègues par Zoom, Skype, Webex ou Teams? Concrètement, cela signifie que vous êtes réunis dans une pièce virtuelle avec les mêmes contraintes et potentialités que dans le monde réel. Vous pouvez présenter vos documents, faire des croquis sur un tableau blanc et échangez des idées. Malheureusement, trop d’internautes continuent de faire autre chose en parallèle, notamment en télétravail…

Ne pas avoir peu de s’isoler et de le dire!

Concrètement, cela signifie qu’à la place de suivre ce qui est dit et échangé pendant une séance, un tel comportement réduit la participation et la concentration lors des webinaires et autres événements en ligne. Pourtant, dans le monde réel, il existe de nombreuses séances pendant lesquelles il est de mauvais ton de brandir son smartphone ou de pianoter sur son ordinateur portable!

Concrètement, cela signifie que trop de personnes se savent pas gérer leur existence en ligne; elle restent trop connectées. Il faut parfois savoir changer son statut pour apparaître non pas «occupé», mais totalement «absent», par exemple pendant des séances très importantes, des échanges avec des partenaires externes ou des formations! A l’heure de l’ère du «multitâches» il faut parfois oser afficher un message d’absence et sa finitude.

Des questions de coûts et de performances

En effet, à quoi sert-il d’organiser des séances pour n’être qu’à moitié présent? Concrètement, cela rallonge ces rencontres, les rend moins percutantes et coûte donc beaucoup d’argent. Et c’est probablement pire pour les webinaires ou autres formations en ligne. On en arrive presque à songer à la philosophie existentialiste: il faut vivre l’instant présent pour des questions de sens, de performances et plus bassement de coûts!

Ce petit conseil n’est hélas pas suffisant pour gagner la guerre de l’infobésité, mais il permet parfois de contenir certains débordements. En effet, lorsqu’on apparait absent auprès de ses contacts, ceux-ci y réfléchiront à deux fois avant de vous spammer, sachant qu’ils risquent de ne pas recevoir immédiatement une réponse à leur demande… Ce qui nous amène à l’immédiateté et à l’asymétrie numérique…

Oser fixer des règles

Trop souvent le courriel est devenu une sorte de chat: on vous envoie une question en trois mots, vous répondez, on vous répond par une autre question: totalement inefficace. Autant passer un coup de fil ou utiliser une messagerie instantanée pour ce genre d’échanges. Ou alors, structurer sa pensée et faire le tour de la question avant d’envoyer des messages qui en appellent d’autres. Parfois il faut savoir prendre un peu de recul et de hauteur avant de foncer tête baissée dans des questions superficielles.

Encore une fois, on essaie de voler votre temps alors que vous faites autre chose. Pour revenir au monde réel, essayez de transposer un tel échange de courriels par un échange épistolaire… Ridicule! Dans ce genre de cas, il faut probablement réagir auprès de son interlocuteur pour lui signifier l’absurdité de cette démarche et rappeler qu’en dessous de quelques lignes exposant un cadre et une problématique, il n’y a pas de courriel qui tienne. Encore une fois, il faut se référer au monde réel pour constater une telle absurdité et se donner un cadre de fonctionnement numérique.

Le problème de l’asymétrie…

Terminons par la pire potentialité du numérique: l’asymétrie. Dans le monde réel, vous ne pouvez vous entretenir qu’avec une seule personne à la fois. Dans la galaxie numérique, au travers de notifications, messages de différentes natures ou de courriels, des dizaines ou des centaines de personnes peuvent vous bombarder de sollicitations dans un temps très réduit.

Autrement dit, il existe une asymétrie de plus en plus importante entre vous et vos contacts numériques. Vous êtes seul face à une infinité d’internautes ou de mobinautes. Comme le réseau des réseaux permet à quiconque d’entrer en contact avec n’importe qui, il se crée potentiellement un déséquilibre. Pour l’internaute ou le travailleur, il n’est parfois plus possible de traiter ce flux d’informations, surtout avec la multiplication des «messageries» et réseaux sociaux…

Malheureusement, il est difficile d’endiguer ce flot de requêtes et de messages et de contenir cette asymétrie. Certains conseils ci-dessus peuvent être utiles, mais ne sont pas suffisants. Comme me le confiait récemment un de mes contacts, il a renoncé à répondre à tous ses courriels. Radical. D’autres filtrent leurs messages et suppriment systématiquement ceux dont ils sont en copie. A double tranchant…

Mais je termine par la pire expérience que l’on puisse vivre. Alors que nous sommes déjà occupés à répondre à un appel téléphonique sur Skype, la même messagerie sonne de plus belle et vous invite potentiellement à mettre fin à votre discussion pour en commencer une autre. Dans le monde d’autrefois, le téléphone sonnait «occupé». Mais à quoi peuvent bien penser les programmeurs qui pensent que l’on peut tenir deux discussions simultanément? En effet, le numérique ne donne pas le don d’ubiquité… A méditer.

Xavier Studer

Cet article a 6 commentaires

  1. Reto

    Perso, je trouve que tout devient très compliqué avec ces flots d’infos continus. Merci pour ces conseils, mais c’est opénible…

  2. Space Boy

    Bon article. C’est la peste depuis des années et encore pire avec ces web conférences:

    je reçois un émail et comme je ne répond pas tout de suite, je reçois un IM (instant message) avec « T’as vu mon émail? ».
    faire du chat via émail.
    trois discussions en parallèle via Skype, Teams et téléphone
    15 personnes en copie (cc) qui ne lisent jamais ces mails

    J’ai alerté ma nouvelle directrice HR pour (re) mettre en places des règles de communication et émail. Elle n’a même pas compris ma question et le sujet. C’est un vrai problème qui coûte cher en temps, énergie et argent. Je ne sais pas si la direction se rend bien compte, mais j’ai doutes, comme la « direction » est très souvent informatique-ignorant.

    Je n’ai pas trop de solutions à ce fléau car tout bloquer ne marche pas (j’ai essayé et on rate des informations cruciales).

  3. Jacounet

    Très bon article.
    Tellement vrai.
    En plus de la courtoisie que l’on doit à un interlocuteur d’être vraiment avec lui, même les cerveaux des plus intelligents peuvent atteindre des niveaux de surcharge
    qui pourraient engendre des problèmes et des états regrettables ayant des effets néfastes dans les relations « présentielles », famille, amis, etc.

  4. yxcdewqa

    C’est effectivement un problème qui prend de l’envergure avec le télétravail imposé. Mais je suis toujours extrêmement surpris comme cela est peu pris en considération par les entreprises : Les employés ne sont pas formés aux méthodes de télétravail.

  5. ipodac

    C’est devenu une réalité globale en effet.
    Merci pour ce partage.

  6. Fred

    Reprenez l’habitude de téléphoner, bon sang ! Beaucoup de personnes préfèrent écrire de longs messages, qui sont forcément à sens unique, pour éviter une conversation téléphonique ou en face à face, certes parfois inconfortable, mais souvent nécessaire. Pour certains sujets, il faut un dialogue, pas un monologue. Le destinataire est « pris en otage » et se voit contraint de répondre point par point ou de justifier un élément crucial, mal compris par son interlocuteur, qui rend tout le reste du message non pertinent, alors qu’un simple coup de fil aurait pu régler le problème en deux minutes et éviter de longues « tartines » inutiles.

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